Stelling: functioneel beheerders en informatiemanagers kunnen zichzelf niet goed (genoeg) verkopen.

Ik (Martijn Buurman) heb mijn collega's van IV-Experts.com deze zomer een stelling voorgelegd met de vraag hierop te reageren. De stelling is : "Functioneel beheerders en informatiemanagers kunnen zichzelf niet goed (genoeg) verkopen". Deze blog is daarvan het resultaat! Ik wens je veel leesplezier. En voel jezelf ook vooral vrij om ook te reageren middels het reactieformulier onderaan deze blog. We hopen daarmee nog meer reacties te kunnen verzamelen op deze stelling.

Sirona de Ruiter, Consultant

Ik geloof dat functioneel beheerders en informatiemanagers (mits de persoon in kwestie niet te introvert is) zich prima kunnen verkopen, alleen weten ze vaak (nog) niet het belang ervan om dat ook daadwerkelijk te doen. Ze ervaren vaak wel dat men niet weet wie ze zijn, wat ze voor de gebruikersorganisatie kunnen betekenen, wat ze doen, moeilijk te vinden zijn. Maar dat ze daar zelf een hele gave rol in kunnen hebben zijn ze zich vaak niet van bewust. Mijn ervaring is dat ze nog te vaak alleen met de inhoud bezig zijn, vragen, opdrachten en incidenten oppakken, verwerken/oplossen en terugkoppelen, punt. Ook Informatiemanagers houden zich te vaak nog alleen bezig met het hier en nu en niet met het midden en lange termijn, waar willen we heen? Hoe help ik de gebruiker/eigenaren hier van bewust maken, hoe help ik ze om juiste keuzes te maken. Als we functioneel beheerders en informatiemanagers bewust maken van hun rol, motiveren en leren ‘podiumtijgers’ te zijn, ze helpen om kort en bondig uit te leggen wat ze doen en waar ze van zijn blijkt dat ze dit eigenlijk heel goed kunnen (uitzonderingen daargelaten ;-) ) Voorwaarde is dat ze weten waar ze van zijn, wat hun doel is, wat hun missie is, daar zelf in geloven. Ik vergelijk het weleens met een bakker die vlees moet verkopen, dat gaat niet werken. Dus ik denk dat ze het wel kunnen, maar vaak nog niet weten hoe, omdat ze het wat en het waarom nog niet voldoende scherp hebben.

Bert Franken, Consultant

In vele gevallen klopt de stelling helaas. En doorgaans daar waar er nog een uitdaging m.b.t. professionalisering ligt.

Volgens mij zijn de drie belangrijkste oorzaken:

• Onvoldoende zekerheid over de eigen functie / rol en / of wat er wordt verwacht / kan worden verwacht (wat is mijn vak / toegevoegde waarde nou eigenlijk of wat moet het zijn?)
• Het 'dienende' karakter van de gemiddelde beheerder (waar ik IM gemakshalve ook even onder vat). Het probleem van anderen (gebruikers(organisatie)) moet worden opgelost. Je moet hen niet lastig vallen met je eigen 'problemen'. Je ziet wel hoe je het oplost. Vooral geen hulp vragen.
• Onvoldoende inzicht in de juiste argumentatie voor de 'koper'. Vaak wordt uitgegaan van: 'Het is voor mij belangrijk want..', i.p.v. 'Ik zou dit voor jou kunnen betekenen / deze problemen voor jou op kunnen lossen. Maar dan heb ik ook hulp van jou nodig.'

Dus: als je zelf niet goed weet wat je toegevoegde waarde moet / kan zijn, hoe moet je dat 'verkopen' aan anderen, en wat moet er dan 'verkocht' worden? En als je hier al wel een beeld bij hebt, hoe moet je verkopen als je geen 'verkopers mentaliteit' hebt maar alleen aan de 'koper' denkt? En dan ook nog je klant niet goed genoeg kent om voor hem relevante argumenten te kunnen aandragen (what's in it for me?)? Dus is duidelijkheid nodig m.b.t. rol en toegevoegde waarde, inzicht in voor de klant relevante argumentatie en de juiste communicatieve vaardigheden om het een en ander over de bühne te brengen en tot werkbare en werkende compromissen en oplossingen te komen.

Roan Aarns, Consultant

Het is een stelling die twee kanten op kan. In mijn ogen zit er een verschil tussen jezelf intern (in de organisatie) verkopen en extern (buiten de organisatie) verkopen. Ik reageer op deze stelling middels een beschouwing.

Intern

Functioneel beheerders en informatiemanagers beheren een of meerdere applicaties en dragen daarvoor de verantwoordelijkheid. Een functioneel beheerder weet met wie of wat zijn applicatie in aanraking komt en handelt vanuit die positie. Door als functioneel beheerder te schakelen tussen het contact met eindgebruikers en het vertegenwoordigen van de applicatie(s) in projecten en/of op diverse niveaus in de organisaties. Door je nek uit te steken en als het ware boven je applicatie(s) te gaan hangen om zo te zien wat er op jou of de applicatie(s) af komt, ben je in staat om het verschil te maken: het verschil tussen acteren of reageren. Er liggen in mijn ogen genoeg mogelijkheden om jezelf als functioneel beheerder of informatiemanager te verkopen binnen de organisatie.

Extern

Jezelf verkopen als functioneel beheerder of informatiemanager buiten de organisatie verkopen is in mijn ogen een ander verhaal. Met behulp van de DISC-BiSL Test van Functioneel-beheerder.com is er een profiel geschetst van de gemiddelde functioneel beheerder. De blauwe en groene kleuren overheersen op dit profiel en betekenen dat zij respectievelijk taakgericht en mensgericht zijn. Beide typen persoon zijn introvert. In tegenstelling tot bijvoorbeeld een verkoper zullen zij zichzelf hoogstwaarschijnlijk minder goed kunnen verkopen aan een (toekomstige) werkgever. Daarnaast zijn de resultaten die behaald worden als een goede functioneel beheerder of informatiemanager lastig om tastbaar te maken. Los van het rendement van applicatie(s) praat je ook over tevreden eindgebruikers en een stabiele fundatie waarmee de applicatie(s) toekomstbestendig is/zijn.

Patrick Doomen, Consultant

Niet goed (genoeg) kunnen verkopen, functioneel beheerder en informatiemanager zijn. Ik denk dat dit het niet altijd in het woord kunnen zit, maar dat ze het ook niet altijd willen en het bij voorkeur aan anderen overlaten. Overigens functioneel beheerder en informatiemanager zijn vaak verschillende typen mensen. De vraag die ik nog belangrijker vind naar wie zouden ze zich moeten verkopen, hoe kan dit dan (effectief) en welke competenties zijn daarvoor benodigd. Bovendien worden de functionarissen die deze functies bekleden niet enigszins beperkt door ‘functioneel’, ‘beheerder zijn’ en ‘informatie managen’???? Enige zelfreflectie is wel nodig om te praten over hoe deze disciplines zich het beste kunnen verkopen, hoe dan bijv:

• Ken jezelf: onderschat en overschat jezelf niet, practice what you preach, benoem waar je goed in bent en waar minder in en waarom je doet waarom je doet (it starts with why), dit dwingt respect af;
• Be prepared: bereidt jezelf goed voor welke boodschap je wilt uitdragen: wil je de business ontzorgen met beheersbare IV, wil je een regieproces neerzetten of juist een informatiestrategie implementeren, kortom verbind boodschap aan (SMART) acties;
• Weet wat je wilt: dat is de basis, dit vraagt een juiste mix van de formule van Einstein: e van energie, m voor motivatie en c voor competenties, bekrachtigd in het kwadraat (emc2), er ontstaat een win-win situatie,  woorden worden makkelijker gevonden om zaken te benoemen en krijgen betekenis. Teveel zijn fb-ers en im-ers bezig met wat anderen willen, stilstaan bij wat hen beweegt is een kwestie van zelfgunst, dit geeft een boost aan de eigen positionering, dat verkoopt zich vanzelf (ervan uitgaande dat betrokkenen hier voor openstaan en deze vibe wordt aangewakkerd dan wel positief bemoedigd wordt);
• Proactief zijn: fb-ers en im-ers maken zich te klein soms (te servicegericht, te meegaand, te lief, te reactief), deel JE gebruiksaanwijzing, op deze wijze ja jij krijgen wat jij naar jou toe wilt trekken, gebruik je invloed, haal jezelf uit de comfort-zone en reactieve modus, ook al voelt dit onwennig, dit straalt positief af op je omgeving door te doen en te leren.

Overigens een team met een visie en een missie, uitgedragen door een visionair iemand (team coach/leidinggevende) maakt dat het team zich vanzelf meer kan en gaat verkopen en zelfsturend wordt. Anders blijft alles bij het oude en zal niemand weten waar de functioneel beheerder en informatiemanager voor staan en .... wat je feitelijk aan hen hebt (bestaansrecht)…

Mirjam Bekkenkamp, Coach

Het klopt, functioneel beheerders zijn over het algemeen niet bezig met zichzelf verkopen. Wat de functie nou eigenlijk inhoudt is ook vrij lastig uit te leggen. Zeker als er door iedere functioneel beheerder ook weer anders over gedacht wordt.  Als je het zelf niet goed uit kunt leggen; hoe kunnen anderen binnen de organisatie dan begrijpen waar ze jou bij moeten betrekken?  Wat we zien in de praktijk is dat functioneel beheerders worden gezien als … hoe kan het haast anders… beheerders. Dus de medewerkers die incidenten oplossen, als de systemen niet goed werken kun je bij hen terecht. Oftewel, net als bij gebouwen beheer, ervoor zorgen dat een applicatie goed wordt onderhouden, en bij klachten zorgen voor de oplossing.

Juist daarom kan het veel opleveren om te werken aan een soort elevator pitch. Een kortbondig antwoord op de bekende verjaardagsvraag: en wat doe jij? En zeg dan niet: "Ik doe iets in de ICT". Want voor dat je het weet komen mensen naar je toe om een virus van je pc te laten verwijderen. Ga oefenen met te vertellen wat je doet. En dan ook vooral wat je niet doet. In sessie één van ons coachingstraject besteden we hier aandacht aan. In deze sessie wordt concreet gestreeft naar het neerzetten van een missie. Daarbij komen heel wat verassende inzichten naar voren.

Het hangt heel erg af van persoonlijke eigenschappen of iemand het leuk vindt zichzelf en zijn functie te promoten binnen of buiten de organisatie. Iemand kan erg blij zijn met zijn werk als functioneel beheerder maar vooral achter de schermen veel nuttig werk doen voor de organisatie. Wat niet altijd genoeg opgemerkt wordt, maar dat geeft dan niet voor die persoon. Een andere persoon is juist iemand die graag de organisatie in gaat, een praatje maakt, de zeepkist betreedt, en van nature de kwaliteiten bezit om zichzelf of zijn afdeling goed te kunnen promoten. Benut deze kwaliteiten dan ook op de juiste manier.

Tom Bosch, Consultant

Het antwoord voor beide functies is: Dit klopt in de meeste gevallen. Dit heeft volgens mij te maken met de eigenschappen van deze functies. Over het algemeen zijn dit namelijk functies die ondersteunend zijn aan een dienst of product (IV). Deze ondersteuning is vooral gerelateerd aan het borgen, onderhouden, monitoren etc. van de IV. De verwachting vanuit de afnemer van de IV is dat deze er altijd “gewoon” is. Dat is immers de afspraak. De zichtbaarheid van het resultaat van de werkzaamheden van de functioneel beheerder en overkoepelend de informatiemanager is daarmee eerder vanuit een verstoring zichtbaar dan als de IV het gewoon doet.

Qua houding en gedrag heeft dat het gevolg dat de functioneel beheerder en informatiemanager zich minder snel proactief laten zien, oftewel zichzelf zullen "verkopen". Standaard uitdagingen voor een informatiemanager en functioneel beheerder zijn: van reactieve organisatie naar proactieve organisatie en het huis op orde qua standaardisering in processen en documentatie. Waarom? Om juist te standaardiseren en te automatiseren waar mogelijk waardoor men ruimte krijgt binnen deze 2 rollen om proactief te kunnen werken en daarmee ook echt ownerschip kunnen nemen op de IV en dus meer aan de voorkant kan meedenken. Makkelijk gesteld, op het moment dat de volwassenheid van de IV tussen nominaal en maximaal zit zal de zichtbaarheid en bijbehorende ownership op de IV-keten er meer toe doen en daarmee de verkoop skills van de informatiemanager / functioneel beheerder toenemen. Helaas zie ik te vaak dat veel bedrijven (nog) niet toekomen aan het duidelijk beleggen van ownership op een IV-keten bij een functioneel beheerder of informatiemanager waardoor ze “gewoon” hun werk blijven doen en het vertoonde gedrag blijft.