Definition of done? Informatiemanagement hoort er hoe dan ook bij!

Het is geen geheim dat ik het belang van goed informatiemanagement onderschrijf. Ik geloof dat goed informatiemanagement zorgt voor kwaliteit, continuïteit, beheersbaarheid en betrouwbaarheid van systemen en de business ontzorgt zodat zij zich kunnen richten op hun primaire werk. 

Zij zijn de intermediair tussen ICT en business en adviseren beide partijen bij ontwikkelingen die de informatievoorziening beïnvloeden. Tweeledig dus: ze zorgen voor continuïteit en denken mee in ontwikkelingen richting de toekomst. Op operationeel niveau speelt functioneel beheer een belangrijke rol en de functie van informatiemanager als overkoepelend (tactisch en strategisch niveau); deze kijkt naar de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening in de markt, de informatiesystemen die in gebruik zijn bij de organisatie en dat de visie en strategie van de organisatie geborgd blijft binnen de informatievoorziening. De informatiemanager heeft visie over wat informatievoorziening toevoegt binnen de organisatie en toetst deze continu binnen de organisatie.

De informatiemanager en functioneel beheerder werken nauw samen: De informatiemanager zorgt dat de functioneel beheerders de visie op informatiemanagement kennen en deze steeds toetsen. Het contact met de business en ICT op alle niveaus wordt door deze rollen maximaal ondersteund. Belangrijk is dat zij de organisatie verder helpen met behoefte die er is en zouden dus samen moeten kijken naar duurzame oplossingen die zorgen voor efficiënter werken, maar ook dat de kwaliteit, beheersbaarheid en betrouwbaarheid binnen de informatievoorziening geborgd blijft. Nu, maar ook op lange termijn. Wensen die binnen de organisatie bestaan moeten getoetst worden hierop.  Ja, alles kan ontwikkeld worden, maar is het daarna ook beheersbaar? So far so good wat mij betreft. Afgelopen 2 dagen heb ik een training ‘Scrum product owner’ gevolgd en ik kan er niks aan doen, maar naarmate de training vorderde en ik steeds meer zicht kreeg op de rol van product owner kan ik er niet meer omheen; De traditionele informatiemanager is de nieuwe product owner.  Kort door de bocht? Misschien, maar niet ondenkbaar.

Scrum gaat voor effectiviteit en is gebaseerd op waarde toevoegend. Dus dat wat gemaakt gaat worden moet altijd waarde toevoegen (business value). Hierbij is de product owner degene die verantwoordelijk is voor het succes van het product en het maximaliseren van waarde. Hij/zij bepaalt welk product gebouwd wordt en waar de prioriteiten liggen. (herkenbaar?) De product owner opereert zowel op strategisch als op tactisch niveau. Hij/zij houdt zich bezig met het creëren en uitdragen van de visie op het eindproduct, het volgen van de marktontwikkelingen en het managen van de roadmap. (herkenbaar?) Op tactisch niveau plant de product owner de release, onderhoudt de product backlog en neemt deel aan de scrum-meetings. De product owner moet allerlei belangen tegen elkaar afwegen, weten wat er speelt binnen de organisatie en in de markt alsmede de stakeholders voorbereiden op de aankomende release. (herkenbaar?) Tijdens de training heb ik geleerd dat het gaat om producten opleveren die voldoen aan een aantal criteria. Deze worden samengevat in de definition of done. De definition of done moet de kwaliteit borgen van het op te leveren product. Interessant vind ik dat, want als ik kijk vanuit informatiemanagement heb ik daar wel wat vragen bij.

Er loopt al heel lang een discussie voor wat betreft informatiemanagement en Scrum. Moet een functioneel beheerder onderdeel uitmaken van het Scrum-team? Kunnen functioneel beheer en een informatiemanager wel Agile/Scrum werken? Hoe dan, een functioneel beheerder kan toch niet fulltime onderdeel uit maken van een development team en de informatiemanager, wat is zijn rol dan nog? Zo zijn er nog een legio aan beren op de weg… Wat mij betreft is de vraag of functioneel beheer wel of geen onderdeel zou moeten uit maken van het development team, of informatiemanagement wel of niet Agile/Scrum kan werken, dit wel of niet zouden moeten doen niet de vraag. Het is belangrijker om ervoor te zorgen dat, als je als organisatie kiest voor een manier van werken, a way of life…, je ervoor moet zorgen dat de hele organisatie hierop ingericht is. Zodat je het doel van maximale waarde kunt bereiken.  Een dergelijke manier van werken kan alleen als je het samen doet, als geheel en niet een beetje wel en een beetje niet.  Scrum is gebaseerd op een aantal waarden (moed, focus, commitment, respect en openheid), heeft duidelijke regels, vraagt een bepaalde houding en gedrag van mensen en door multidisciplinair te zijn kun je een product in zijn geheel opleveren. Wanneer je dit niet door de hele organisatie laat ademen gaat dit voor problemen zorgen. Want als een deel hierop acteert en een ander deel acteert op andere waarden, werkt dat zelden goed samen.  Als we dan naar de discussie kijken of functioneel beheer /informatiemanager wel of niet zou moeten werken via Scrum, zijn we wat mij betreft done…

Want ik zie een ontzettend belangrijk criterium die altijd in een definition of done zou moeten zitten als het gaat om het borgen van de waarde die toegevoegd gaat worden. Borg dat het waarde toevoegende product ook waarde blijft toevoegen nadat we het in gebruik gaan nemen en niet voor problemen gaat zorgen. Om nieuwe producten (dat kan overigens van alles zijn, een nieuwe functionaliteit, een wijziging op een bestaande functionaliteit, een wijziging in het proces die ook in het systeem gewijzigd moet worden, of een compleet nieuw product) ook na gebruik waarde te laten toevoegen moeten we er dus voor zorgen dat de kwaliteit geborgd blijft.  Functioneel beheer zou moeten samenwerken met de ontwikkelaars om de beheersbaarheid te borgen. Als je als functioneel beheerder niet weet wat je moet gaan beheren staat de kwaliteit per definitie onder druk.

In de definition of done moet dus, wat mij betreft, een aantal vragen beantwoord gaan worden en geborgd worden;

• Zijn er koppelingen met andere systemen mee gemoeid?
• Vereist het nieuwe product nog bepaalde functionele inrichting?
• Zijn de architectuur- en beveiligingsaspecten onderkend en uitgevoerd in het product?
• Zijn er nieuwe of extra beheer-activiteiten nodig om het nieuwe product te ondersteunen?
• Zijn de beoogde functioneel beheerders hiervoor opgeleid of geïnstrueerd?
• Moeten gebruikers geïnformeerd/getraind worden om het nieuwe product te gebruiken?
• Zijn de processen, werkinstructies, t.b.v. de organisatie beschikbaar of aangepast n.a.v. het product?

Zo is er nog wel een aantal aandachtspunten te bedenken die geborgd zouden moeten worden in de definition of done, zodat we samen zorgen voor een kwalitatief goede en waarde toevoegend product waar iedereen blij van wordt: nu, maar dus ook morgen…

Dus de discussie of functioneel beheer en/of informatiemanager wel of niet onderdeel uit zou moeten maken van het Agile/Scrum werken lijkt mij bij deze overbodig. Waar het om gaat is dat je ervoor zorgt dat, als je als organisatie via Agile/Scrum gaat werken, je de organisatie ook zo inricht, zodat iedereen ook in staat wordt gesteld om zo te werken. Alleen op die manier kun je kwalitatief goede en waarde toevoegende producten gaan opleveren. 

So, are we done?